Office of the Future: un anno dopo

Un anno fa, nel corso del nostro evento CBRE Perspective 2021, avevo dichiarato che l’ufficio sarebbe diventata “l’asset class del futuro”. Un’affermazione forse un po’ strana, dal momento che l’ufficio è sempre stata l’asset class per antonomasia, almeno fino al 2020, quando gli impatti della pandemia l’hanno messa ingiustamente in discussione. Parlando di asset class del futuro, spiegavo che l’ufficio, inteso come luogo di lavoro, si sarebbe evoluto e avrebbe generato una nuova asset class. Ebbene, cosa è successo un anno dopo? Era una previsione fuori luogo o si basava su un trend solido e prevedibile?

Scopriamolo insieme.

Tutte le aziende stanno puntando al workplace del futuro, ma non esiste ancora un approccio generalizzato. Nel corso del 2021, a livello globale abbiamo intervistato 42 top client che occupano 32,5 milioni di metri quadri di spazi uffici in tutto il mondo, con l’obiettivo di delineare un quadro completo delle tendenze di utilizzo degli spazi di lavoro rispetto al periodo pre-pandemico. Analizzando i risultati contenuti nel report Global Occupancy Insights 2021-2022, diffuso 15 novembre 2021, abbiamo riscontrato importanti cambiamenti in corso che modificheranno per sempre il workplace e che possono essere sintetizzati in 3 punti chiave.

1. Gli occupier stanno ridisegnando gli spazi per supportare nuovi modelli organizzativi. Il 63% delle organizzazioni intervistate sta ripensando le modalità di utilizzo dello spazio. Inoltre, oltre l'80% sta valutando di aumentare la percentuale di postazioni in activity based working e l'80% sta riconfigurando gli spazi collaborativi.
2. Il lavoro ibrido è la norma. Il 70% degli intervistati ha implementato programmi di mobilità che consentono ai dipendenti di lavorare ovunque. Di conseguenza, è possibile pianificare spazi con meno postazioni di lavoro rispetto al numero totale di dipendenti, aumentando invece le aree collaborative e dedicate ai servizi. Questo approccio supporta i due principali obiettivi identificati dalle aziende: l’ottimizzazione dei portafogli (88%) e la riduzione dei costi (73%). Il 56% degli intervistati fornisce inoltre, nei propri portafogli, un'opzione di co-working, favorita dalla mobilità.
3.  Il nuovo benchmark è la misurazione dell’utilizzo dello spazio. Le organizzazioni stanno passando da metriche di calcolo semplificate (numero di postazioni, vacancy rate) a modelli statistici che misurano l’effettivo utilizzo dello spazio. L'83% degli intervistati sta pianificando di tenere traccia dei dati di utilizzo attraverso la raccolta di dati ricavati dai lettori di controllo accessi ai sensori collegati alle postazioni di lavoro.

Dalla lettura dei dati è evidente un fenomeno: il passaggio al lavoro ibrido e la conseguente necessità di riconfigurare lo spazio di lavoro per rispondere alle nuove esigenze lavorative emerse nel periodo pandemico. Il trend è confermato dai risultati di un sondaggio effettuato dalla Harvard Business Review su una base di 500 aziende e 5.000 lavoratori americani e pubblicato il 25 gennaio: le aziende stanno ripensando gli uffici per trasformarli in spazi più invitanti, per favorire le interazioni sociali, la creatività, la collaborazione face-to-face e le “serendipitous interactions”.

Altri due fattori emersi dallo studio condotto dall’Harvard Business Review sostengono quanto avevamo previsto lo scorso anno.

Il primo è la prassi ormai condivisa di lavorare 2 giorni a settimana in remoto e 3 in presenza, con una marcata esigenza di lavorare da casa soprattutto il lunedì e il venerdì. Di fronte a un’offerta di figure professionali sempre più ristretta rispetto alla domanda e alla necessità di attrarre e trattenere talenti, molte aziende leader hanno scelto di rispondere a questa necessità. La conseguenza immediata, secondo il report CBRE Global Occupancy Insights 2021-2022, è che il passaggio al lavoro ibrido non consente una riduzione marcata dello spazio per gestire i picchi occupazionali dei giorni centrali della settimana e offre solo scarse opportunità di risparmio di spazi.

Il secondo fattore, ancora più interessante, che emerge dall’analisi del sondaggio della Harvard Business Review è che le persone oggi si sentono a disagio in ambienti affollati. La maggior parte delle persone non tollera più gli open space ad alta densità con postazioni unite e poco spazio fra le isole, tanto più alla luce di possibili rischi di infezione, come abbiamo scoperto nel corso della pandemia. Lo stesso disagio si estende ad altri spazi, come sale riunioni, aree break, mense e soprattutto ascensori. L'unica soluzione per venire incontro a questa esigenza, per HBR, è ridurre la densità e i giorni in presenza senza ridurre la superficie occupata. Secondo i dati raccolti e analizzati dalla Harvard Business Review, la riduzione della superficie si può attestare in una forchetta compresa fra l’1% e il 2%, decisamente inferiore alle aspettative degli operatori emerse nell’ambito della CBRE Italy Occupier Survey 2021, i cui risultati sono stati pubblicati a febbraio dello scorso anno.

Se guardiamo al mercato domestico, il recupero del take-up a Milano nel 2021, tornato in linea con la media degli ultimi 5 anni, è una prova definitiva della progressiva riduzione dell'incertezza sul futuro tenore della domanda da parte degli occupier e la quantità di progetti che si stanno avviando nel settore dell’office fit-out sta ulteriormente riconfermando la posizione dell’ufficio come asset class trainante del real estate.

Sono stati due anni di dubbi, timori e incertezze, smentiti dalla resilienza del mercato e soprattutto da una caratteristica ancestrale dell’essere umano: la necessità di socializzare, interagire e tessere legami con i propri simili. E l’ufficio continuerà a essere il luogo privilegiato in cui costruire i legami del nostro futuro.