QUALI PASSI COMPIERE PER PERMETTERE ALLE NOSTRE PERSONE DI RIENTRARE NEGLI UFFICI?


In seguito all'emergenza COVID-19, abbiamo dovuto adattarci a un nuovo modo di lavorare e gestire le nostre attività. 
Adesso è il momento di pianificare un rientro nell’ambiente di lavoro. Si tratta di un momento cruciale per poter gestire al meglio la fase successiva, mantenendo un focus costante sulle nostre persone e le nostre attività.

Il team CBRE ha sviluppato un processo di RESET per aiutarti a gestire la fase di riapertura e garantire un ambiente di lavoro sicuro e protetto.

Scopri di più sul Workplace Reset

1 - GLI SPAZI

Quante persone puo’ accogliere in modo sicuro un ambiente di lavoro?

2 - OCCUPANCY

Chi far rientrare e come?

3 - L’AMBIENTE

Come essere sicuri che gli impianti di un edificio contribuiscano al contenimento del contagio da covid-19?

4 - PORTFOLIO

Quali spazi potrebbero essere necessari nell’immediato futuro?

Per ciascuna parte della strategia di RESET, i nostri specialisti sono in grado di supportarti e gestire le specifiche richieste del tuo business. Una volta stabilite le tue esigenze, il nostro team ti aiuterà a implementare questa strategia nel modo più efficace sia in termini di tempo sia in termini economici.



DA COSA DEVE PARTIRE LA RIPRESA?


Dal momento che le restrizioni governative permettono il rientro e la riapertura degli spazi di lavoro da parte delle aziende, gli occupier devono essere preparati a determinare i propri limiti di occupazione degli spazi e le policy per l’accoglienza di dipendenti, clienti e visitatori nei propri uffici e spazi di lavoro. Questo aspetto deve necessariamente includere fattori quali controlli diffusi, accessibilità garantita a prodotti essenziali per la pulizia e a dispositivi per la protezione individuale, capacità di assicurare le distanze interpersonali richieste e il livello adeguato di pulizia e qualunque ulteriore requisito normativo e best practice da implementare.


UN PIANO SICURO CHE GARANTISCA IL BENESSERE


Tutti gli ambienti di lavoro – che si tratti di uffici di proprietà o in affitto, magazzini, laboratori, negozi o impianti di produzione – richiederanno attente considerazioni e piani su misura. Dal punto di vista degli occupier, abbiamo organizzato una guida divisa in tre categorie essenziali: Pianificazione del rientro nello spazio di lavoro, Ritorno dei dipendenti a lavoro e Gestione ed Evoluzione dello spazio di lavoro.


CREAZIONE DI UN RECOVERY TEAM CROSS-FUNZIONALE


È fondamentale istituire quanto prima una task force centralizzata e multidisciplinare che aiuti a pianificare e supervisionare le attività di recovery. Va valutata l’idea di includere in questo team i manager delle seguenti aree di attività:

  • + Executive Sponsor
  • + Program Lead
  • + Business Leadership
  • + HR/People
  • + Health Safety Environmental (HSE)
  • + Operations
  • + Real Estate & Facilities
  • + Finance
  • + Legal (Corporate, Regulatory & Employment)
  • + Technology
  • + Workplace Strategy
  • + Procurement
  • + Security & Crisis Management
  • + Comunicazione

 

Pianificazione del Rientro nello Spazio di Lavoro


Supportando i nostri clienti in Asia, abbiamo notato che la riapertura degli spazi di lavoro e degli stabilimenti commerciali non segue un processo lineare. È fondamentale essere consapevoli che molte attività andranno approcciate in modi del tutto nuovi. Tra queste attività, ci sono di certo quelle relative alle seguenti aree:

  • Safety, Health and Wellbeing:

    È necessario essere pronti a rispondere a esigenze sempre maggiori da parte del proprio personale, che si aspetterà continue rassicurazioni e la garanzia di lavorare in un ambiente sicuro. Per far ciò, bisogna prevedere indicazioni chiare e informazioni aggiornate in merito a sicurezza, salute e benessere dei dipendenti, dei visitatori e di tutti coloro che occupano un edificio e uno specifico luogo di lavoro.
  • Stakeholder Engagement:

    È necessario impostare da zero una nuova tipologia di relazioni con i propri stakeholder. Per iniziare a comunicare e coordinare la riapertura ancor prima che avvenga, si può tenere in considerazione questa lista preliminare di stakeholder a cui rivolgersi:
    • STAKEHOLDER PER GLI OCCUPIER
    • + Business Leaders
    • + Functional Partners (HSE, HR e simili)
    • + Dipendenti
    • + Collaboratori
    • + Fornitori
    • + Landlord
    • + Fornitori di servizi
    • o STAKEHOLDER PER LE PROPRIETA’
    • + Tenant e Occupier
    • + Property Manager
    • + Fornitori
    • + Fornitori di servizi

 

  • Requisiti aziendali e modalità di lavoro:

    L’esperienza maturata in Asia ha reso evidente che riportare tutti alla normalità in modo rapido e veloce non è una scelta saggia né coerente con la maggior parte delle direttive in merito alla salute pubblica, che raccomandano invece una riduzione graduale e ponderata delle misure di distanziamento interpersonale. È necessario dunque che i datori di lavoro stabiliscano un piano che consenta un aumento graduale del numero di persone all’interno del luogo di lavoro.
  • Procurement e Considerazioni di tipo Finanziario:

    Occupier e landlord devono prendere in seria considerazione nuovi livelli di servizio, materiali e attività necessari a facilitare il rientro sul luogo di lavoro. Tra gli esempi di aree che potrebbero richiedere attività di approvvigionamento più elevate e quindi maggiori costi ci sono: rafforzamento dei presidi di pulizia; introduzione di nuovi protocolli per l’accesso agli edifici (per esempio, lo screening della temperatura); aumento della quantità di fornitura di disinfettanti per le mani, salviette, guanti, mascherine e dispositivi di protezione individuale; riconfigurazione degli ambienti di lavoro e di strumenti e attrezzature necessarie; tecnologie di tracking, touchless e simili.
  • Portfolio e Workplace Strategy:

    Gli occupier devono procedere a una revisione dei requisiti aziendali e delle implicazioni per valutare e ottimizzare le proprie posizioni e opzioni a medio-lungo termine, considerando di anticipare eventuali modifiche alla Workplace Strategy nell’ottica post-COVID-19.


Ritorno dei Dipendenti a Lavoro


Per prepararsi a una riapertura è necessario sviluppare piani dettagliati per ogni location, una riconfigurazione dell’ambiente fisico per garantire il distanziamento interpersonale e una comunicazione costante.

  • Preparazione della struttura:

    Il processo di preparazione della struttura è impegnativo e nessun dettaglio può essere tralasciato. Questo implica anche una valutazione completa dell’edificio e l’attuazione di provvedimenti che permettano di essere pronti per il ritorno a lavoro, ove possibile. Nel caso di sedi in affitto, gli occupier e le proprietà devono concordare, comunicando apertamente, un piano a supporto del processo di ritorno a lavoro.
  • Riconfigurazione:

    Le organizzazioni legate alla sanità pubblica suggeriscono una riduzione molto graduale delle misure di distanziamento interpersonale. Per trasmettere ogni sforzo in materia di sicurezza a chi occupa uno spazio, occupier e proprietà possono adottare misure tangibili per riconfigurare l’ambiente fisico in modo da garantire il distanziamento interpersonale e altre misure di sicurezza.


Gestione ed Evoluzione
dello Spazio di Lavoro


La riapertura degli ambienti di lavoro implica comunicazioni continue e frequentemente aggiornate ai dipendenti e a tutti coloro che occupano quel determinato spazio, per guidarli e informarli in merito alle procedure in atto legate a sicurezza, salute e benessere.

  • Operations:

    È necessaria una revisione totale delle attività operative e dei servizi svolti o necessari nell’ambiente di lavoro.
  • Risposta continua e disponibilità costante:

    In seguito al rientro presso il luogo di lavoro e alla ripresa delle attività, occupier e landlord devono restare vigili ed essere pronti a rispondere tempestivamente a eventi inaspettati o spiacevoli. Entrambe le parti, mantenendo un elevato livello di attenzione, devono mantenere in atto tutti i protocolli necessari in caso di contagio. Tutti devono essere preparati a rispondere a dovere nel caso di un sospetto o confermato caso di contagio.
  • Comunicazioni:

    Comunicare con tutti i propri stakeholder non è mai stato importante come in questo momento. Le aziende di maggiore importanza stanno focalizzando l’attenzione proprio su questo, riconoscendo la necessità di uno sforzo costante, deciso e ragionato nel mantenere i rapporti con tutti i propri stakeholder fisicamente e virtualmente. Allo stesso modo, con l’evolversi della situazione, sarà fondamentale il feedback di questi stakeholder e, di conseguenza, una costante revisione e adozione di best practice e nuove idee per dimostrare loro un impegno attivo e in evoluzione per garantire la sicurezza dell’ambiente di lavoro.
  • Considerazioni Finanziarie:

    Infine, è necessario mettere in conto un aumento delle spese per la riapertura. Da un punto di vista operativo, i costi aumenteranno per fattori quali un incremento dei turni di pulizia, disinfettanti per le mani, dispositivi di sicurezza personali, servizi di screening della temperatura e un aumento delle comunicazioni necessarie. Si dovrà poi considerare il costo di una eventuale riconfigurazione dello spazio, o di un cambio di arredi e componenti tecnologiche che permettano di adeguare l’ambiente alla situazione post-COVID.
Il nostro team è a disposizione.