Come si sta evolvendo lo spazio di lavoro nell’era della digitalizzazione? E quali sono le nuove tendenze a cui guardano le aziende per rispondere al cambiamento? 

Il mondo sta cambiando. Ce ne accorgiamo tutte le mattine quando, ancor prima di alzarci dal letto, il primo gesto è prendere in mano lo smartphone. La quantità enorme di dati scambiati ogni giorno e l’emergere di nuove tecnologie quali robotica, nanotecnologie, intelligenza artificiale stanno creando nuove opportunità di mercato. Gli utenti internet nel mondo sono oltre 4 miliardi, Facebook ha più di 2 miliardi di profili attivi e il traffico dati ha superato i 5 miliardi di Gigabyte al giorno. Stiamo vivendo una trasformazione digitale paragonabile a un tornado. Basti pensare a prodotti come il Blackberry, che è passato dal 50% di market share al 2% in soli 4 anni, mentre Android OS è cresciuto dal 2% al 58%. Un altro esempio significativo arriva dal mondo dell’automotive, dove i colossi storici come Mercedes, BMW e General Motors stanno subendo la concorrenza di azienda tecnologiche come Tesla, Google e Apple, che si sono lanciate in questo mercato. Le sfide di oggi, quindi, richiedono nuovi modelli aziendali, non solo organizzativi, ma anche fisici e spaziali. E il workplace non è escluso.

Per capire come si sta evolvendo lo spazio di lavoro in questo contesto, è necessario fare un passo indietro e guardarne l’evoluzione nella storia. Nel 1936 Frank Lloyd Wright realizzò gli uffici della SC Johnson a Racine: il salone, con i pilastri a fungo e illuminazione zenitale, è riportato su tutti i testi di storia dell’architettura come uno dei capolavori del visionario maestro americano.  Lo spazio di lavoro era ampio, luminoso, ordinato e proporzionato.  
Purtroppo questo approccio si è perso nel corso degli anni: il risultato è stato la regressione all’ufficio degli anni ’80, caratterizzato da lunghi corridoi bui con porte a destra e a sinistra che conducono a stanze separate, come le camere di un hotel, dove dominano i paradigmi della gerarchia e dell’individualità. 
Alla fine degli anni ’90 si sviluppano gli spazi in open space, nati per rispondere a nuove esigenze organizzative e alla necessità di ridurre la superficie occupata. Più luminosità, più opportunità di collaborazione fra colleghi, ma anche rumore e problemi di concentrazione: il collega che parla a voce alta al telefono disturba chi necessita di concentrazione per scrivere un report o preparare una presentazione. 

Nell’era della digitalizzazione, lo spazio di lavoro deve adeguarsi alle esigenze sempre più forti di produttività, collaborazione, creatività, attrazione di talenti, lavoro in remoto e benessere. Un ulteriore elemento, di tipo quantitativo, fondamentale al cambiamento è inoltre l’utilizzo dello spazio. Secondo i dati CBRE, l’utilizzo medio delle postazioni di lavoro a livello mondale è pari al 55%. In un ufficio tradizionale con 100 scrivanie ne vengono mediamente utilizzate 55, perché oggi il lavoro è mobile e dinamico: non si trascorrono più 8 ore per 250 giorni all’anno seduti alla propria postazione. Oltre ai giorni di ferie e malattia, i dipendenti vanno in trasferta, partecipano a conferenze e training, a riunioni fuori e dentro l’ufficio, quindi la postazione di lavoro è spesso inutilizzata.

La risposta al cambiamento è un nuovo modello di lavoro, denominato Activity Based Working (ABW), o New Way of Working (NWOW): se nel modello tradizionale tutte le attività vengono svolte alla propria postazione di lavoro, secondo l’ABW è possibile utilizzare spazi diversi, dedicati alla specifica attività da svolgere senza più avere una postazione assegnata. In caso di conference call, per esempio, è possibile usare le phone boot; per una riunione formale con un cliente si può usare una sala riunioni; per un workshop con i colleghi ci sono le aree collaborative; se si ha bisogno di concentrazione o privacy sono presenti le focus area o gli Office For A Day. La giornata lavorativa diventa quindi dinamica e nasce il concetto di mobility all’interno dell’ufficio: da un layout tradizionale caratterizzato da 3 worksetting (ufficio chiuso, open space e meeting room) si passa a un layout articolato, contrassegnato da 8/10 worksetting distinti, dove i dipartimenti si mescolano e diventano team, le sale riunioni diventano spazi di collaborazione, gli uffici chiusi spazi di concentrazione. L’ABW, sviluppatosi negli ultimi 5 anni, è oggi la risposta al cambiamento organizzativo nel mondo del workplace.  Il 30% delle aziende ha già aderito a questo modello spaziale. 

Ma quale è il trend del futuro? Secondo i dati ricavati dall’Occupier Survey CBRE, 3 importanti fattori  stanno guidando le scelte delle aziende in futuro: 

l’85% dei costi operativi di un’azienda è rappresentato dal personale; 
l’80% degli HR manager spinge per avviare programmi di wellness per i propri dipendenti; 
il 92% dei tenant preferisce edifici sostenibili capaci di ospitare attività di wellness. 

Si passerà quindi dall’Activity Based Working al Pople Based Working. Secondo The Fast Forward 2030 report: The Future of Work and the Workplace, pubblicato da CBRE nel 2017, il futuro sarà in mano alle aziende che saranno in grado di investire sul capitale umano e di creare spazi di lavoro che favoriscano la creatività. Serviranno cervelli in grado di creare invece che eseguire attività ripetitive, perché quello lo faranno le intelligenze artificiali. 
Oggi abbiamo la possibilità di realizzare spazi capaci di favorire il nostro benessere. Ci aiuta in questo il WELL, il nuovo protocollo di certificazione del GBCI che, a differenza del LEED, è focalizzato sulle persone che vivono gli spazi indoor. La grande novità è che fra i 10 parametri della certificazione ce ne sono 3 che non dipendono da materiali o impianti, ma dai comportamenti delle persone, e sono i 3 pilastri del benessere: attività fisica, benessere mentale e alimentazione. L’epigenetica, la scienza che studia le mutazioni genetiche e la trasmissione di caratteri ereditari, insegna che a determinare l’integrità dei nostri geni ci sono prima di tutto le informazioni che vengono dall’esterno.  Il cibo che mangiamo, i livelli di attività fisica, l’inquinamento ambientale e la gestione dello stress sono fattori fondamentali per mantenere in salute le nostre cellule e il nostro organismo.  Se questi fattori sono dosati correttamente, il corpo sarà protetto da questi meccanismi di danneggiamento. Molti esperti, tra cui l’OMS , concordano che la nostra salute dipende per il 50% dall’ambiente fisico, per il 20% dai nostri comportamenti, per il 20% dalle predisposizioni genetiche e per il 10% dalle cure mediche. Ciò significa che possiamo controllare il 70% della nostra salute attraverso l’ambiente in cui viviamo e i nostri comportamenti. 

Il futuro è l’Healthy Office: spazi di lavoro che consentono alle persone di lavorare in sintonia con il proprio benessere. Entrano quindi in gioco nuovi fattori determinanti che impattano sulla gestione delle operations dell’azienda e sul comportamento delle persone. Ad esempio, se ai dipendenti di un’azienda viene data la possibilità di fornirsi di cibo spazzatura tramite vending machine, tutti i tentavi di dare messaggi sull’alimentazione sana saranno vani. Se invece vengono eliminati i cibi confezionati e sostituiti con frutta fresca e healthy snack, oltre a far consumare alimenti sani, si agisce sul comportamento delle persone, che cominceranno a riflettere sul cibo che consumano quotidianamente anche fuori dall’orario di lavoro. E così vale per l’attività fisica e il benessere mentale. Agire sui comportamenti crea un circolo virtuoso, una moda sana spinta dall’azienda e circolata a cascata sulle persone. Il benessere delle persone è l’unico strumento per ridurre i costi sommersi delle aziende che, a differenza dei costi noti, non sono quantificabili. Turnover, esuberi, stress, ritardi, problemi con i clienti generano costi che è impossibile quantificare, ma si può limitarli attraverso l’implementazione di una strategia di workplace volta al benessere delle persone. Ecco perché puntare su un healthy office. Charles Darwin ricorda che “non è il più forte della specie che sopravvive né il più intelligente, ma quello più reattivo al cambiamento”. E questo vale anche per le aziende. Solo le organizzazioni più evolute che investono sul benessere dei dipendenti avranno un vantaggio competitivo.

CBRE ci ha creduto e, attraverso l’implementazione di Workplace 360°, la nostra strategia di workplace globale basata sul concetto di ABW, ha puntato sul benessere delle persone realizzando un prototipo di healthy office nella sede di Milano, aprendo così le porte al futuro.

 

 

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