Lo spazio ufficio e le future modalità di lavoro sono ormai argomento di dibattito quotidiano. C’è una domanda su tutte che predomina: se fino ad oggi abbiamo determinato la domanda di superficie con la semplice moltiplicazione fra numero di persone e superficie pro-capite, come la calcoleremo in futuro?

Il team Workplace di CBRE ha creato uno strumento che permette di stabilire, attraverso un approccio mirato e analitico, la nuova modalità di lavoro e di dimensionare adeguatamente lo spazio ufficio.

Questo tool si chiama Spacesizing: è uno strumento molto versatile che consente di calibrare l’analisi sulle esigenze della società, sia che si tratti di una strategia corporate sul portafoglio immobiliare o di una workplace strategy per un singolo asset. 

Come prima cosa si concordano gli obiettivi e si consolidano in un report strategico che sarà il punto di partenza per il lavoro successivo. In questa prima fase definiamo assieme al cliente le aspirazioni e la propensione al cambiamento e, tramite un approccio top down, presentiamo diversi scenari modellati sul diverso grado di remote working (basso, medio, alto), mettendo in evidenza il possibile risparmio che si può generare in termini di spazio e di conseguenza di costi Real Estate.

Una volta concordato assieme lo scenario più idoneo, procediamo alle fasi successive del processo, che permettono di validare la strategia attraverso un approccio bottom up e infine pianificare le attività di implementazione. Durante la seconda fase analizziamo i ruoli e la modalità di lavoro di tutto il personale e determiniamo quali attività possono essere svolte da remoto e quali dall’ufficio. Per fare questo abbiamo implementato uno strumento che si chiama work modes survey, che raccoglie le abitudini lavorative dei dipendenti, un passo importante per settare la corretta workplace experience supportando le esigenze delle persone e dell’organizzazione aziendale.

Oltre a valutare quali attività le persone svolgono, è necessario comprendere anche come le svolgono, , assicurandosi che possano farlo al meglio. Lo strumento si compone di una dashboard dinamica e un calcolatore di spazio che permettono di definire la strategia che sottende al modello di “activity based working”, allineando la necessità di spazio con il desiderio di flessibilità lavorativa.

Quali sono quindi tutti i parametri che Spacezing prende in esame per determinare la superficie dello spazio ufficio? Naturalmente l’headcount, verificando come abbiamo visto le preferenze lavorative del singolo dipendente, il livello di remote working prescelto (quanti giorni in ufficio e quanti da casa), che permette di definire il livello di sharing ratio delle scrivanie e il grado di flessibilità che si vuole lasciare al dipendente nel definire quotidianamente dove svolgere l’attività lavorativa.

Questo ultimo punto merita particolare attenzione perché, sebbene in futuro ci aspettiamo un’affluenza in ufficio tra il 30 e il 50%, rispetto al 70% pre-pandemia, è anche vero che lo show up non si verifica in modo uniforme tutti i giorni della settimana o almeno non senza che la società imponga regole precise che limitino la compresenza in ufficio. In pratica, maggior flessibilità di scelta equivale ad una maggiore probabilità che si verifichino picchi di occupazione che si traducono in maggior esigenza di spazio.

Definiti tutti i dati di ingresso, si stabiliscono le tipologie di spazio più indicate e si dimensiona l’ufficio ideale. Alla fine di questa fase si ottiene un modello dettagliato della nuova modalità di lavoro con le superfici per ciascun worksetting e un layout dello spazio di lavoro.

Nell’ultima fase viene identificata la procedura che permette di mettere in pratica la strategia tramite un piano di implementazione che riguarda sia attività sugli immobili (acquisizioni, rilascio, consolidamento…) sia attività sulle persone, attraverso una “roadmap” che le accompagni dolcemente nel cambiamento.

Fare questo processo oggi per capire le esigenze del workplace del futuro significa ottenere un vantaggio competitivo, fornendo la flessibilità necessaria tanto per vincere la guerra dei talenti quanto per generare resilienza nel proprio portfolio.

Il nostro obiettivo, in CBRE, è offrire supporto oggi per gestire al meglio il cambiamento del domani.


 

L’importanza di una Due Diligence Tecnica: dalla raccolta documentale al closing

L’importanza di una Due Diligence Tecnica: dalla raccolta documentale al closing

Conoscere ogni dettaglio di ciò che si compra e si vende è un fattore essenziale per entrambe le parti coinvolte nel deal.
ESG: creating gREen value

ESG: creating gREen value

Strategie sostenibili per mitigare i rischi e creare valore nel real estate
L'invecchiamento della popolazione e i nuovi trend nel real estate

L'invecchiamento della popolazione e i nuovi trend nel real estate

Che impatto ha l'invecchiamento della popolazione sul settore immobiliare?