Con un mondo che viaggia alla velocità della luce e i big player dell’e-commerce che alzano l’asticella in termini di aspettativa e rapidità di servizio, si impone sempre più la necessità di migliorare, di ottimizzare e di pianificare ogni minimo dettaglio nell’attività di progettazione e costruzione all’interno di immobili logistici esistenti. La domanda ricorrente che ci viene formulata dai nostri clienti è ormai sempre la stessa: come gestiamo le interferenze? come garantiamo la continuità del business? Come soddisfiamo le aspettative nei tempi ristretti? In CBRE abbiamo provato a sviluppare un processo collaudato di project management che possa garantire la buona riuscita di questo modello di progetto.

Il primo obiettivo da tenere in mente è proprio questo: la macchina logistica in movimento non si deve mai fermare, il processo deve essere organizzato in ogni minimo dettaglio, verificato e pianificato per tempo, anticipando ogni tipo di rischio al fine di garantire la piena operatività della station sette giorni su sette e un flusso costante dell’attività di cantiere.

Quindi, in un’epoca in cui si riesce a toccare con mano in meno di 24 ore qualsiasi oggetto, come si può adeguare l’attività di un cantiere alla velocità richiesta dal mercato logistico?

Il progetto e le attività di costruzione on site viaggiano sul binario parallelo a quello dell’operatività quotidiana della station, non è consentito fermare la macchina in movimento, la locomotiva deve proseguire il suo viaggio senza interruzioni e arrivare a destinazione nei tempi e nei costi programmati. Ma come si riesce a garantire questa totale interazione e cooperazione tra lo staff di cantiere e l’operatore logistico in un progetto di expansion o refurbishment, all’interno di una struttura esistente in piena operatività? Calando i tre cardini del processo di e-commerce (VALUTO – ACQUISTO – UTILIZZO) a 3 principi metodologici chiave del project management, a nostro avviso indispensabili completare un progetto con alto standard qualitativo, nei tempi e nei costi prefissati e, per analogia con l’acquisto on line, a prova di velocità di un “click”.

Quindi, come si procede in questa sfida quotidiana di un progetto di expansion in un magazzino logistico operativo? Per CBRE i tre step indispensabili da seguire in questo processo sono: proattività, collaborazione, informazione.

PROATTIVITÀ

Allo stesso modo in cui si agisce con uno “scroll down” sulla tastiera nella scelta e selezione di un prodotto, talvolta in modo frenetico, in maniera proattiva si procede alla valutazione, all’analisi e all’individuazione di ogni soluzione tecnica compatibile con le restrizioni del magazzino e del progetto desiderato, ponendo fin da subito l’attenzione su tutti i rischi intrinsechi ed estrinsechi che ogni scelta progettuale e operativa può generare, il conseguente impatto sui costi ed i  tempi, ben consapevoli che la data di hand-over del progetto, nella maggior parte dei casi, non potrà essere modificata e posticipata. Curiosità, tecnica, strategia, interdisciplinarità e conoscenza della materia, insieme alla giusta dose di coraggio, sono le skill da utilizzare ogni giorno per arrivare a toccare con mano il prodotto desiderato, proprio come quello scelto sul web, il “giorno seguente” l’acquisto.

COLLABORAZIONE

Una volta che la macchina si è messa in movimento, è veramente molto difficile arrestarla e anche rallentarla risulta complesso; l’obiettivo di tutti gli stakeholder è arrivare per tempo al giorno dell’inaugurazione, al “launch day”, come dicono gli esperti del settore.

Il personale della security, gli operatori del warehouse, gli addetti alle pulizie, i responsabili delle spedizioni, il general contractor e i suoi sub appalti, le figure tecniche di cantiere, il team di IT e Sicurezza e così via: tutti sono riuniti costantemente intorno al tavolo per collaborare insieme.  Non ricordo altri progetti in cui è presente una simile cooperazione capillare, a senso alternato tra le parti, con innumerevoli e frequenti interconnessioni orizzontali e verticali tra i vari ruoli e dipartimenti.

Un progetto di expansion e/o refurbishment all’interno di una delivery station operativa si completa con successo solo ed esclusivamente se si applica attivamente il principio della collaborazione, poiché lo scopo principale non è completare il lavoro assegnato al singolo, ma il vero obiettivo è garantire fluidità nel processo e preparare il lavoro a chi arriverà dopo per completare e proseguire la costruzione.

INFORMAZIONE

A tutti sarà capitato di ricevere almeno una volta un messaggio in cui ci veniva comunicato che il nostro ordine, per un imprevisto inaspettato, ci sarebbe stato consegnato con ritardo rispetto alla data stabilita. Ecco, con lo stesso principio è importante approcciarsi a questo tipo di progetti logistici, è indispensabile avere la capacità, in caso di criticità riscontrate lungo il percorso critico di ogni fase, di informare tempestivamente tutti gli stakeholder coinvolti al fine di trovare insieme ogni possibile “mitigation” per ridurre al minimo l’impatto negativo.

Per incrementare l’efficienza di processo, un tassello fondamentale è appunto l’informazione, chiara e onesta, verso ogni tipo di interlocutore, qualunque ruolo e importanza abbia all’interno del processo progettuale. La componente umana influisce direttamente sull’efficienza generale e una buona comunicazione sia scritta sia orale è tra le principali action da mettere in pratica per questi progetti e per questo tipo di clientela. Certamente il report rimane lo strumento più utilizzato, in tutte le sue sfumature, seppur ci sentiamo di consigliare, soprattutto in casi di criticità, una telefonata e ancor meglio un incontro in cantiere, che riteniamo sia la soluzione da mettere in campo. Ovviamente si arriva a una possibile soluzione ripassando velocemente le azioni da intraprendere e illustrate nei due precedenti pilastri.

Si viene pertanto a creare un nuovo triplice vincolo “PROATTIVITA’- COLLABORAZIONE – INFORMAZIONE” che, utilizzato insieme a quello che tutti i Project Manager conoscono già (Time – Cost – Scope), diventa lo strumento necessario per completare progetti di qualità e con successo garantito.