In questi mesi si è parlato molto di come cambierà il modo di occupare e utilizzare gli spazi di lavoro, ma non si è ancora parlato di come cambierà il modo in cui questi spazi verranno consegnati ai tenant

La vita lavorativa, nella nuova normalità, sarà molto più flessibile: lavoreremo in parte in remoto e in parte in ufficio, probabilmente senza turni fissi, e andremo in ufficio per incontrare fisicamente altre persone, per esprimere la nostra socialità. Ne deriva che le strategie aziendali si rifletteranno sulla domanda di spazi, non tanto in termini quantitativi, ma soprattutto in termini qualitativi. 

Da diversi anni si è consolidato in Europa lo standard di consegna denominato “CAT A delivery”, prescritto dal British Council for Offices, che ha redatto le best practice per la realizzazione di edifici per uffici. La consegna in CAT A prevede la realizzazione di controsoffitti, pavimenti sopraelevati, impianti di climatizzazione, impianto di illuminazione, antincendio e servizi igienici. Al conduttore spettano le cosiddette opere di personalizzazione, denominate CAT B: partizioni, finiture, impianti elettrici, cablaggio, impianti audiovisivi, arredi e branding. Questa modalità consente alle aziende di personalizzare gli spazi a proprio piacimento per tutta la durata della locazione, con l’obbligo di ripristinare le condizioni di consegna iniziali una volta liberati i locali. 
L’investimento in capitale è importante, ma può venire ammortizzato durante il ciclo di vita dell’ufficio stesso. Questo aspetto influisce sulla propensione al cambiamento. A questo si aggiunge l’incertezza sulle strategie di occupazione degli uffici, che sta spingendo la domanda sempre più verso la flessibilità. Cosa fare quindi per ottimizzare il fit-out, ridurre i costi, essere più sostenibili ed evitare di dover buttare via tutto il lavoro fatto alla fine di un contratto di locazione?

Un ottimo aiuto arriva dalla tecnologia: la banda larga e il Wi-Fi permettono di evitare cavi alle postazioni di lavoro, sebbene ci sia comunque modo di garantire l’alimentazione dei tool digitali (laptop, smartphone, etc.). Questo però non vuol dire che ci sia bisogno di un’infrastruttura elettrica così ampia: analizzando i luoghi di lavoro, si può usare la tecnologia per alimentare determinate aree di un edificio quando ce n’è la necessità. Inoltre, monitorando la qualità dell’aria, si può regolare localmente la necessità di aria condizionata. Si può, insomma, fornire ciò che è necessario solo dove è davvero necessario.

La tecnologia, però, non basta. C’è bisogno di ridefinire proprio i confini fra il CAT A e il CAT B per ampliare la domanda di conduttori. Una percentuale di spazi dovrà essere realizzata in modo da richiedere interventi minimi per consentire agli occupier di utilizzarli in modalità plug & play, senza il bisogno di particolari personalizzazioni. Si implementeranno, insomma, soluzioni chiavi in mano, per contenere i costi di fit-out, consentire una riduzione degli sprechi e un maggior livello di flessibilità. A sua volta la gestione degli uffici dovrà adeguarsi: il property manager si trasformerà in una figura più evoluta, il community manager.

Il modo di utilizzare gli uffici è cambiato per sempre: è il momento di cambiare anche il modo in cui questi vengono realizzati e gestiti.

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