“Chi ben comincia è a metà dell’opera”.  Nessun proverbio potrebbe essere più azzeccato per il post di oggi. La differenza fra un buon progetto e un progetto di successo sta proprio nel modo in cui lo si inizia. E questo dipende dalla capacità del project manager di organizzare un kick-off meeting efficace, guidando gli stakeholder verso l’obiettivo del progetto.

L’inizio del progetto è il momento migliore per conoscersi, creare fiducia, definire le aspettative e motivare il team. Il kick-off permette a tutte le persone coinvolte di essere allineate e di avere una conoscenza comune degli obiettivi, così da favorire il lavoro di squadra durante il progetto. 

Troppo spesso partecipiamo a kick-off meeting del tutto decontestualizzati, durante i quali i partecipanti sono disorientati e dai quali escono demotivati e senza aver chiaro lo scopo del progetto. Un buon kick-off, invece, imposta il percorso verso la buona riuscita del progetto e non farlo sarebbe come partire per un viaggio senza un itinerario. 

Per questi motivi è molto importante che il Project Manager arrivi preparato e imposti prima i temi da discutere durante la riunione. Il kick-off deve coinvolgere attivamente il team e promuovere il confronto tra il project team e gli stakeholder.

Il Project Manager deve quindi definire un’agenda solida, tenere e condurre la riunione comunicando chiaramente le informazioni, preparando le domande corrette da fare al cliente e infine chiudere la riunione.

L’agenda rappresenta un elenco strategico di temi essenziali del progetto e guiderà sia la conversazione della riunione sia il progetto stesso. Una scaletta studiata con cura farà sentire tutti i partecipanti coinvolti e attenti e dovrebbe contenere i seguenti temi: 
1. Introduzione
2. Ruoli e responsabilità
3. Overview del progetto
4. Programma
5. Budget
6. Rischi e opportunità
7. Q&A Project team / Stakeholder
8. Varie ed eventuali.

I vantaggi di un buon kick-off sono innumerevoli.  Mostra l'autorità e le capacità di leadership del project manager, aiuta i membri del team a capire gli obiettivi del progetto, consente agli stakeholder di comprendere le tappe fondamentali, i rischi, le ipotesi e i vincoli del progetto, fornisce ai partecipanti l'opportunità di chiarire i dubbi e porta tutti “on the same page”. Permette di gestire l’andamento del progetto trovando un equilibrio tra i desideri e le esigenze degli stakeholder rendendo il progetto più realistico. Il kick-off meeting è unico e rappresenta la rampa di lancio per il successo del progetto. È in questa fase che il Project Manager può dimostrare le sue capacità e costruire la fiducia degli stakeholder, ed è proprio in questo momento che si definiscono le aspettative del cliente. E anche il cliente ne esce enormemente soddisfatto.


"Your team in Milan is off to a great start. They were brilliant. They were organised, thorough and engaging. It was clear to us that they had prepared, practised, circulated relevant material prior to the call and had clearly engaged with our local client".
Il feedback di un nostro cliente soddisfatto alla fine di un kick-off meeting

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